Nextcloud
Datenschutzerklärung
A. Gültigkeitsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nextcloud, welche hinter der Domain nextcloud.mintgruen.tu-berlin.de angeboten wird.
B. Verantwortlichkeit im Sinne der DSGVO
1. Gesamtverantwortung
Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgrundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der EU-Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
Technische Universität Berlin
Prof. Dr. Geraldine Rauch (Präsidentin)
vertreten durch die Pressestelle
Straße des 17. Juni 135
10632 Berlin
Telefon: +49 30 314-0
Fax: +49 30 314-23222
E-Mail: pressestelle@tu-berlin.de
2. Verantwortlich für den Betrieb (Administration)
Projektleitung
Technische Universität Berlin
innoCampus
Erhard Zorn
Sekretariat E 1
Einsteinufer 19
10587 Berlin
Telefon: +49 30 314-23646
E-Mail: info@isis.tu-berlin.de
Website: https://www.tu.berlin/innocampus
Leitung Software-Entwicklung
Technische Universität Berlin
innoCampus
Jakob Zahn
Sekretariat E 1
Einsteinufer 19
10587 Berlin
Telefon +49 30 314-77006
E-Mail: elva@mintgruen.tu-berlin.de
3. Inhaltlich Verantwortliche
Für Inhalte bzw. Dateien, die über die Nextcloud zur Verfügung gestellt werden, sind die jeweiligen Besitzer verantwortlich.
4. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten der Technische Universität Berlin:
Team Datenschutz
Annette Hiller (Behördliche Datenschutzbeauftragte)
Mattis Neiling (Stellvertretender Datenschutzbeauftragter)
Alexander Hoffmeier
Straße des 17. Juni 135
10623 Berlin
Tel.: +49 30 314-21784, -28973, -29595
E-Mail: info@datenschutz.tu-berlin.de
Website: https://www.tu-berlin.de/datenschutz/
C. Datenverarbeitung
1. Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Logfiles
Bei jedem Aufruf und jeder Nutzung dieser Webseite werden Daten und Informationen erfasst. Diese Daten und Informationen werden in Logfiles der Server gespeichert. Erfasst werden können:
- IP-Adresse
- Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Internet-Service-Provider der Nutzenden
- Betriebssystem der Nutzenden
- Websites, von denen das System der Nutzenden auf unsere Internetseite gelangt
- Websites, die vom System der Nutzenden über unsere Website aufgerufen wird
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist erforderlich, um eine Auslieferung der Webseite an den Rechner der Nutzenden zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse der Nutzenden für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
Die Speicherung in Logfiles erfolgt zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Webseite, zur Optimierung der Inhalte der Webseite sowie zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder das Konto ein Jahr lang inaktiv war. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
Im Fall der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens 30 Tagen der Fall. Eine darüber hinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzenden gelöscht oder verfremdet, so dass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
2. Verwendung von Cookies
Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computer der Nutzenden gespeichert werden. Rufen die Nutzenden eine Webseite auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem der Nutzenden gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Webseite ermöglicht.
Wir setzen Cookies ein, um unsere Webseite nutzerfreundlicher zu gestalten.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Webseiten für die Nutzenden zu vereinfachen.
Cookies werden auf dem Rechner der Nutzenden gespeichert und von diesem an uns übermittelt. Daher haben Sie als Nutzenden auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Webseite deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Webseite vollumfänglich genutzt werden.
3. Anmeldung
An unserer Webseite können sich Nutzende unter Angabe personenbezogener Daten anmelden. Es werden folgende personenbezogenen Daten dabei übermittelt:
- Lokaler Benutzername oder Benutzerkennung der Technischen Universität Berlin
- Name der Nutzenden
- E-Mail Adresse
- Zeitpunkt der letzten Anmeldung
- IP-Adresse
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung der Nutzenden Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Eine Anmeldung der Nutzenden ist für das Bereithalten bestimmter Inhalte und Leistungen auf unserer Webseite erforderlich, dazu zählen u.a. das Erstellen und Verwalten des Nextcloud-Benutzerkontos, Dateien, sowie die damit zusammenhängende Administration.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder das Konto ein Jahr lang inaktiv war.
4. Freigabe von Inhalten
Auf unserer Webseite können Nutzende Inhalte an andere Nutzende oder externe Personen freigeben. Es können unter anderem Dateien, Ordner, Kalender, Termine und Aufgaben freigegeben werden. Hierfür werden alle Nutzenden in einer globalen Liste gespeichert, die von allen Nutzenden durchsuchbar ist. Diese Liste wird mit keiner anderen Nextcloud-Instanzen geteilt. Werden Inhalte mit Nutzenden anderer Instanzen geteilt, werden folgende personenbezogenen Daten dabei übermittelt:
- Lokaler Benutzername oder Benutzerkennung der Technischen Universität Berlin
- Namen der Nutzenden
- Freigegebener Inhalt
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung der Nutzenden Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder das Konto ein Jahr lang inaktiv war.
5. Aktivitäten
Auf unserer Webseite werden die Änderungen der Nutzenden an jeglichen Inhalten gespeichert. Dadurch ist eine Nachverfolgung, wer eine Änderung erwirkt hat, möglich. Diese können von anderen Nutzendennen, welche Zugriff auf die jeweiligen Inhalte haben, eingesehen werden. Es werden folgende personenbezogenen Daten dabei übermittelt:
- Lokaler Benutzername oder Benutzerkennung der Technischen Universität Berlin
- Betroffener Inhalt
- Art der Änderung
- Zeitpunkt der Änderung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung der Nutzenden Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder älter als 180 Tage sind.
6. Dateienverwaltung
Auf unserer Webseite können Nutzende Dateien hochladen, bearbeiten und löschen. Es werden folgende personenbezogenen Daten dabei übermittelt:
- Lokaler Benutzername oder Benutzerkennung der Technischen Universität Berlin
- Inhalte der Datei und alle dazugehörigen Attribute
- Zeitpunkt der letzten Änderung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung der Nutzenden Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder das Konto ein Jahr lang inaktiv war.
7. Kalender, Termine und Aufgaben
Auf unserer Webseite können Nutzende Kalender erstellen, bearbeiten und löschen. Dadurch ist es möglich, Termine und Aufgaben zu verwalten. Es werden folgende personenbezogenen Daten dabei übermittelt:
- Lokaler Benutzername oder Benutzerkennung der Technischen Universität Berlin
- Kontaktdaten mit allen dazugehörigen Attributen, darunter fallen unter anderem:
- Titel
- Ort
- Beschreibung
- Datum und Uhrzeit
- Status
- Teilnehmende
- Aufgaben mit allen dazugehörigen Attributen, darunter fallen:
- Titel
- Beschreibung
- Status
- Zeitpunkt der letzten Änderung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung der Nutzenden Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder das Konto ein Jahr lang inaktiv war.
8. Umfragen und Formulare
Auf unserer Webseite können Nutzende Umfragen und Formulare erstellen, bearbeiten und löschen. Dadurch ist es möglich, anonyme oder personenbezogene Daten zu erheben und auszuwerten. Es werden folgende personenbezogenen Daten dabei übermittelt:
- Lokaler Benutzername oder Benutzerkennung der Technischen Universität Berlin (falls die Daten nicht anonym erhoben werden)
- Antworten der Nutzenden auf die Formularfelder
- Zeitpunkt der Übermittlung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung der Nutzenden Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder das Konto ein Jahr lang inaktiv war.
9. Collabora
Auf unserer Webseite können Nutzende Dokumente bearbeiten. Hierfür kann der Dienst Collabora genutzt werden. Dieser läuft unter der Domain office.mintgruen.tu-berlin.de bzw. forms.mintgruen.tu-berlin.de und wird ebenfalls von uns bereitgestellt. Es werden folgende personenbezogenen Daten dabei übermittelt:
- Lokaler Benutzername oder Benutzerkennung der Technischen Universität Berlin
- E-Mail-Adresse der Nutzenden an der Technischen Universität Berlin
- Name der Nutzenden
- Inhalte der Datei und alle dazugehörigen Attribute
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung der Nutzenden Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Dokumente werden beim Starten des Bearbeitungsvorgangs an den Dienst Collabora übertragen. Jede Änderung wird in der Nextcloud wieder gespeichert.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder das Konto ein Jahr lang inaktiv war.
D. Rechte der betroffenen Person
Sie haben folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft über die bei uns zu ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
- Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO);
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO);
- Recht auf Löschung gespeicherter personenbezogener Daten, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 DSGVO);
- Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die unserem berechtigten Interesse, einem öffentlichen Interesse oder einem Profiling dient, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO); erteilte Einwilligungen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).